外贸函电特点超详细介绍

外贸函电

外贸函电是指在国际贸易过程中，进出口双方为了达成交易和履行合同而相互往来的信件。

外贸函电由哪些部分组成

外贸函电通常由六部分组成：信头、信内地址、称呼、正文、结尾套语、签署及其他选择性项目，包括注意、主体、附录、附言等。 　　

1、信头(Heading) 　　

位于信纸的中上方，包括寄信人名称、地址和日期。一般公司信笺上已印有中英文名称和地址、电话、传真等，所以写信时只需打上日期即可。但如临时打印信头，一般在第一页信纸上将寄信人的名称和地址打在右上角。而在其他续页可用空白信纸，标明页码、收信人名称和日期即可。 　　

日期应打在寄信人名称和地址的下方(也可打在信内地址的下方)，靠左或靠右均可。各国日期的写法习惯不同，例如，美式写法为M／D／Y，如Feb．23th，2011，英式写法为D／M／Y，而日式写法为Y／M／D。因此，月份最好不要用数字来代表，以免引起误解。 　　

2、信内地址(Inside Address) 　　

是指收信人姓名、公司名称和地址，通常打印在信纸的左边、信头的下方。如果知道收信人的姓名，则应使用敬语，如Mr，Ms．，Mrs．等；如果不确定收件人名字，则常打上To whom it may concern。 　　

3、称呼(Salutation) 　　

如果已知收信人姓名，则男性以Mr．称呼，女性以Ms．称呼，除非对方要求以Mrs．(已婚)或Miss(未婚)称呼。 　　

如不知收信人姓名，则常用Dear Sirs，Dear sir or madam，Gentlemen等。注意，没有Dear Gentlemen的说法。 　　

4、正文(Body) 　　

正文是信的主体。现在一般采用每段顶格书写，段落之间空一行的格式，段落宜短不官长。 　　

5、结尾套语(Complimentary Close) 　

结尾套语紧贴信文最后一行下一二行书写，并加逗号。常见的有Sincerely，yours sincerely，sincerely yours，yours truly，very truly yours，yours faithfully。一般来说，只有在不清楚收信人姓名的情况下，采用Yours faithfully／Faithfully yours做结尾套语。 　　

6、签署(Signature) 　　

商务函电总是以公司的名义，所以签署时首先要注明发信人所代表的公司，再签上发信人的姓名，也可以加上其职衔。

外贸函电有哪些特点

在对外商务活动过程中，外贸函电是厂商之间、厂商与客户之间发展业务关系、实现交易的一个重要手段。良好的外贸函电必须具有如下几个特点: 　　

1.行文规范，用词准确而严谨。 　　

外贸函电这种信函属于公文性质的，主要的内容就是商务公事，发展业务关系并且实现交易是其主要目标。

所以，外贸函电所使用的语言必须十分规范，尽量运用正式用语。

比如尽可能不用about，而是用with regards to，尽可能不用send而是用deliver，尽可能不用answer而是in reply to等等，以避免用语的不正规。 　　

2.大量使用书面语体。 　　

外贸函电是通过书面的方式来传递各种相关的信息，语言结构必须使用书面语体，不仅要求使用正式用语，同时还要求句子的结构严谨，尽量使用完整句。

多用动词非谓语形式的短语以及后置定语等那些正式语体的语言结构，以确保信函的严谨、严肃、精简、精确。 　　

3.保证措辞严谨。 　　

措辞严谨而准确是外贸函电的一个重要特点。

从法律的角度而言，外贸函电是对交易各方的权力与义务的明确规定，签署之后就获得了相应的法律效力。

外贸函电的措辞必须准确而严谨，对装运时间、地点以及商品的品质、颜色、尺寸等必须明确规定，对信用证、提货单、产品合格证书、装运单的编号、单价以及总价的数额的表达必须精确。 　

希望对你有帮助